Utskriftsvennlig versjon

Utvalg og møtebehandling

1. Saksbehandler oppretter et nytt saksframlegg i ePhorte og melder opp saka i alle utvalg som den skal behandles i.

2. Saksbehandler har ansvar for å få godkjent saksframlegget av leder. Saker som skal til formannskapet og kommunestyret skal ha godkjenning fra rådmann. Utvalgssaker som skal til de andre utvalg skal også ha godkjenning fra rådmann.

3. Frist for å levere sakene til godkjenning av rådmann i ePhorte er kl 12:00 dagen før møteinnkalling skal sendes ut.

Innkallinger sendes ut som følger:

Kommunestyre

10 dager før møte

PLØK/formannskap

Onsdag før møte

Driftsutvalg

Torsdag før møte

4. Ordfører/utvalgsleder i samråd med rådmann avgjør hvilke saker som skal opp i neste kommunestyre og/eller formannskapsmøte samme dag som innkalling sendes ut.

5. Rådmann (ev. via kommunalsjef eller enhetsleder) skal gi tilbakemelding til saksbehandler i løpet av dagen på om saka er godkjent eller om det må gjøres endringer. Saka må være endelig godkjent i ePhorte innen utgangen av dagen

6. Saksbehandler har ansvar for at sakene blir ferdig utreda tidsnok til å være med på sakslista til utvalgsmøtet, at alle vedlegg ligg elektronisk i ePhorte og er knytta til saksutredning, og for at rådmann har godkjent saksutredning.

Når saksbehandler har fått tilbakemelding fra rådmann om at saka er godkjent, må han/ho endre status på saksframlegget fra reservert (R) til ferdig (F).

7. Status endres under fana "behandlinger" fra RE (registrert som sak til utvalget, saksbehandling pågår) til KL (klar til behandling).

NB! Utvalgssekretær har ikke ansvar for saker som har status RE og disse vil ikke bli tatt med på møteinnkallinga, så fremt ikke anna er avtalt.

Det samme gjelder om statusen på saksframlegget er R (reservert) og når det mangler vedlegg

8. Utvalgssekretær klargjør møteinnkalling i hht tidspunktene i pkt 3.

Saksframlegg som er klare til behandling i utvalget flyttes fra kølista til saksliste. (forutsetning er at statusen under "behandlinger" KL)

9. Når møteinnkallinga er klar, legger utvalgssekretæren denne ut på kommunen si hjemmeside, og sender en epost med lenke til denne sida til medlemmer og kjente vara til utvalget. Innkallinga skal være sendt til utvalgsmedlemmer i h.h.t. pkt 3. Dokumentene lastes også opp i Fluix.

Laster...