Utskriftsvennlig versjon

Sentrale begreper og definisjoner

Spesielle definisjoner for de enkelte saksområder er beskrevet under det enkelte saksområdet.

Arkivfaglige begreper

Kopiert fra: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentleg-forvalting/Regelverk/Arkivterminologi-bokmaal

Her følger en liste med uautoriserte definisjoner av mye brukte arkivbegreper og -termer. Begrep for elektroniske arkiver finnes også listet opp her.

Begreper som benyttes i forbindelse med elektroniske arkiver finnes listet opp her.

Aktivt arkiv

Arkiv(1) som er i daglig bruk hos arkivskaper.

Arkiv

1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv).

2. Oppbevaringssted for arkiv 1.

3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv 1, også kalt arkivtjeneste.

4. Dss. arkivdepot.

Arkivalie

Se arkivdokument og saksdokument.

Arkivbegrensning

Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som hverken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.

Arkivbestand

Den samlede mengde av arkivdokumenter i et arkiv.

Arkivbestandighet

Motstandskraft mot nedbrytning og ødeleggelse hos databærer med skrift, bilde, elektroniske eller elektromagnetiske signaler eller frekvensregistreringer.

Arkivdanning

Framvekst av enkeltarkiv gjennom arkivskapers virksomhet.

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkiv (1) hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot

Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.

Arkivdokument

Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også Saksdokument.

Arkivering

Arkivskapers håndtering av arkivsaker.

Arkivformat

Åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivaren.

Arkivfortegnelse

Liste over innholdet i et arkiv.

Arkivistikk

Felles betegnelse på de grunnleggende delene av arkivlæren. Arkivvitenskap.

Arkivkatalog

Oversikt over innholdet i enkeltarkiv eller samling som er avlevert til depotinstitusjon.

Arkivkode

En enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. Arkivkoder i en emnebasert arkivnøkkel kalles ofte emnekoder, mens arkivkoder i en objektbasert arkivnøkkel ofte kalles objektkoder. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse.

Arkivlegging

Plassering av dokumentene i en sak i arkivet etter endt registrering og/eller saksbehandling.

Arkivliste

Fortegnelse over innholdet i et arkiv.

Arkivnummer

Tall, tegn og bokstaver som viser til klasse, hovedgruppe, gruppe, undergruppe og annen inndelingsenhet i arkivnøkkel.

Arkivnøkkel

Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv. Se også Ordningsprinsipp.

Arkivorganisering

1. Organisering av virksomhetens arkiv (1).

2. Organisering av virksomhetens arkivfunksjoner.

Arkivperiode

Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med bl.a. bortsetting.

Arkivplan

Forskriftene til Arkivlova setter krav at kommunen har en arkivplan (forskr. § 2-2).

Arkivplanen skal til en hver tid gi en oversikt over hvordan all informasjon og dokumentasjon som kommunen trenger i sitt daglige arbeid, eller har plikt til å oppbevare for ettertiden, skal registreres, oppbevares og benyttes.

Arkivplanen skal inneholde en oversikt over alle de arkiv (arkivserier) som finnes i kommunen. Den skal gi forpliktene retningslinjer og gi en oversikt som forenkler bruken av kommunens dokumentmasse både for nåtid og fremtid

Den elektroniske arkivplanen skal oppdateres kontinuerlig. Endringer som skjer mellom oppdateringene skal registreres i en endringslogg.

Arkivpleie

Forebyggende virksomhet for å hindre at arkivsaker blir skadet eller ødelagt, og reparasjon av skadede arkivdokumenter. Konservering.

Arkivsak

En sak i arkivet, se Sak.

Arkivsaksnummer

Se Saksnummer.

Arkivserie

Del av et arkiv (1), inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp.

Arkivskaper

En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv (1) som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet.

Arkivstykke

Fysisk enhet i et enkeltarkiv, f.eks protokoll, pakke, eske, kassett, rull, magnetbånd o.a.

Arkivstyring

De funksjoner i et arkivsystem som holder oversikt over og styrer tilgangen til alle saksdokumenter med tilknyttede opplysninger. Tilsvarer engelsk "record-keeping".

Arkivsystem

System som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv, såvel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk m.v.

Arkivtjeneste

Se Arkiv 3.

Arkivverdighet

Den egenskap hos de arkivdokumenter som er kvalifiserte for oppbevaring, at de har eller antas å ha verdi som grunnlag for saksbehandling og dokumentasjon.

Avgradering

Oppheving av gradering fra et bestemt tidspunkt.

Avlevering

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriften § 5-1.

Avleveringsformat

Måten elektronisk tabellinformasjon og dokumenter er strukturert på ved avlevering til depotinstitusjon.

Avleveringsliste

Fortegnelse over arkivsaker som overdras fra en arkivskapende institusjon til depotinstitusjon.

Avskrivning

Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument har blitt avsluttet.

Behandlingsfrist

Den frist for behandling som mottaker setter på et dokument.

Bevaring

Å ta vare på dokumenter og/eller annen informasjon over tid.

Bortsetting

At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted. Se også Bortsettingsarkiv.

Bortsettingsarkiv

1. Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under Bortsetting.

2. Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv 1.

Bortsettingsliste

Liste over arkivmateriale som overføres til bortsettingsarkiv.

Delarkiv

Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.

Dokument

Etter arkivloven § 2: Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier. Vanlige eksempler på dokumenter er brev, notater, rundskriv, rapporter, protokoller m.v. Se også Arkivdokument og Saksdokument.

Dokumentasjon

Funksjon som omfatter lagrings-, gjenfinnings- og distribusjonsmetoder for informasjon fra dokumenter.

Dokumentflyt

Dokumentenes "gang" fra ledd til ledd i en behandlingsprosess.

Dokumentformat

Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument.

Dokumenthåndtering

Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.

Dokumentmal

Mønster for å sette opp en bestemt type dokument. Malen er utformet som et eget dokument og inneholder de elementer som er felles for alle dokumenter av samme type. Elementene i en dokumentmal kan for eksempel være tekst og formatering, stiler, makroer, verktøylinjer og menyer. Dokumentmalene skal sørge for at dokumenter av en gitt type får et felles utseende og et standardisert og strukturert innhold.

Dokumentnummer

Nummer som systemet automatisk tildeler den enkelte journalpost når den opprettes. Dokumentnummeret er koblet til saksnummeret som et undernummer, og angir dokumentenes rekkefølge innenfor saken.

Dokumentoffentlighet

Det at et forvaltningsorgans saksdokumenter som hovedregel skal være offentlig tilgjengelige, så fremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumentoffentlighet reguleres av offentlighetsloven.

Elektronisk arkiv

Arkiv (1) som består av elektroniske dokumenter.

Elektronisk dokument

Et dokument lagret på elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning, prosessering og kommunikasjon vha. en datamaskin.

Elektronisk dokumentlager

Et lager av dokumenter på elektronisk medium, tilrettelagt for søk og gjenfinning ved hjelp av funksjoner for dokument-håndtering. Elektronisk arkiv er en spesiell variant av elektronisk dokumentlager, undergitt de regler og prinsipper som gjelder for arkiv (1). Elektronisk arkiv kan også inngå som del av et større elektronisk dokumentlager.

Elektronisk saksarkiv

Arkiv (1) som består av elektroniske saksdokumenter.

Elektronisk saksbehandling

Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt og gjennomgående IT-støtte til organisering og gjennomføring av prosessen fra saken mottas og registreres til den avsluttes.

Enkeltarkiv

Se Arkiv (1).

Entypeserier

Rekke av enkeltsaker som er emnemessig ensartede.

Fast periodeinndeling

Periodeinndeling som innebærer at alle avsluttede saker i perioden settes bort samtidig.

Gradering

Skjerming av opplysninger mot innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.

Gruppe

1. Inndelingsenhet i en arkivnøkkel. Begrepet brukes som samlebetegnelse for klasse, hovedgruppe, gruppe og undergruppe.

2. Hovedinndelingsenhet i en hovedgruppe i en arkivnøkkel som bygger på Arkivnøkkel for administrative fellessaker i satsforvaltningen.

Henvisning

1. Blankett eller brevkopi som plasseres blant arkivdokumentene og som viser fra ett sted i arkivet til et annet.

2. Notering i arkivnøkkel som viser fra en gruppe i nøkkelen til en annen.

Internt dokument

Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement.

Journal

System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet.

Journalenhet

En arkivorganisatorisk enhet som fører journal.

Journalføring

Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

Journalperiode

Tilsvarer Arkivperiode.

Kassasjon

Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.

Kassasjonsliste

Oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.

Kassasjonsplan

Oversikt over hvilke regler som gjelder for kassasjon i en virksomhet; hva slags arkivmateriale som kan kasseres, når dette kan skje og på hvilken måte.

Klageadgang

Den alminnelige rett som part(er) i sak, eller andre med rettslig interesse i saken har til å bringe en sak inn for et høyere organ enn det som har fattet vedtaket. Den generelle klageadgangen er hjemlet i forvaltningsloven.

Klassere

Påføre et saksdokument én eller flere dekkende arkivkoder eller ordningsverdier fra klassifikasjonssystemet (arkivnøkkelen).

Kobling

Sammenknytning av enkeltsaker ved noteringer på dokumentene og i eventuell journal (tilsvarer lenking).

Konsept

Dokumentutkast.

Kopibok

Samling av kopier av utgående korrespondanse.

Kopimottaker

Mottaker som mottar kopi(er) av dokumentet, og dermed ikke er behandlingsansvarlig.

Korrespondansepartner

Virksomhet eller person som organet selv brevveksler med.

Krysshenvisning

Toveis forbindelse mellom punkter i arkivnøkkelen som delvis kan dekke samme emne, men som likevel må holdes atskilt.

Meroffentlighet

Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet.

Møteprotokoll

Referat (protokoll) fra et bestemt møte i et utvalg. Omfatter opplysninger om tid, sted, frammøte o. l. samt saksprotokoller for alle saker som ble behandlet i møtet. Jf. møtebok i kommuneloven.

Objektkode

Arkivkode (ordningsverdi) som identifiserer objekt, f.eks. gårds- og bruksnummer, fødselsnummer, kommunenummer osv.

Obs-dato

En dato for saksoppfølging som saksbehandler eller leder selv setter for å få hele saken overbragt fra arkivet, ev som saksbehandler/leder selv legger inn i og søker fram fra systemet.

Obs-liste

Liste som skal gjøre arkivpersonalet oppmerksom på de saker som skal bringes fram for saksbehandler på et gitt tidspunkt (obs-dato).

Offentlig journal

En kopi av journalen med allmennheten som målgruppe, hvor opplysninger unntatt offentlighet er strøket ut.

Offentlig versjon av dokument

En versjon av et dokument unntatt offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.

Ordning

Inndeling av av arkivdokumenter i grupper, fastsettelse av rekkefølgen av gruppene og rekkefølgen av arkivdokumentene innenfor gruppene.

Ordningsprinsipp

Prinsipp for rekkeordning av arkivmateriale.

Organinternt dokument

Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.

Overføringsliste

Oversikt over arkivmateriale som er overført fra et offentlig organ til et annet, jf. pålegg etter arkivforskriften § 3-22. Se også Avleveringsliste.

Overlappingsperiode

Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.

Part

Person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak.

Periodisering

Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innefor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.

Postjournal

Se Journal.

Postliste

En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et organ, dvs mottatte saksdokumenter.

Presedens

Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.

Primærkode

Den primære arkivkode som som en sak klasseres etter.

Privatarkiv

Enkeltarkiv fra ikke-offentlig arkivskaper.

Proveniensprinsippet

Proveniensprinsippet er en grunnregel som gjelder for all oppbevaring av arkiv.

Arkiv fra forskjellige arkivskapende organ skal holdes fra hverandre, og opprinnelig orden og indre sammenheng skal tas vare på for ettertiden. Dette betyr blant annet at en ikke skal reorganisere arkiv i ettertid, f.eks. kode et eldre arkiv etter en ny nøkkel. Det betyr at ved en kommunesammenslåing skal arkivene fra tiden før sammenslåingen holdes adskilt.

Begrepet multiproveniens blir brukt om arkiv som er et resultat av flere arkivskapere/organ sin saksbehandling. I kommunal sammenheng vanligvis benyttet i to sammenhenger.

1. I forbindelse med elektroniske arkiv som er delt mellom flere kommuner og/eller flere forvaltningsnivå

2. I forbindelse med arkiv som er et resultat av felles saksbehandling for to eller flere organ.

Referatsak

Dokument som blir lagt fram for et utvalg til orientering.

Register

Fortegnelse over enheter som f.eks navn og emner, innført etter ett prinsipp og i regelen rekkeordnet systematisk.

Rekkeordning

Oppstille i rekkefølge.

Rensing

Utsortering og fjerning av arkivuverdig materiale fra dokumentene i en sak før arkivlegging.

Sak

1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.

2. Konkret: En sak omfattar de saksdokumenter, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.

3. I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark): En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).

------

I arkivsammenheng skiller en mellom enkeltsaker og samlesaker.

Enkeltsak omfatter i regelen en konkret problemstilling eksternt eller internt.

Samlesak omfatter i regelen flere enkeltsaker av lik karakter som det av praktiske eller juridiske årsaker er naturlig å behandle samlet, eksempelvis søknader om kulturstøtte og inntak til skoler mv.

Et prosjektnummer i prosjektregisteret knytter sammen flere saker om et overordnet saksforhold i kommunen eks. Byggeprosjekter som bl.a. kan består av 6 ulike saker.

Fra 1.1.2008 gikk kommunen over fra fysisk arkiv til elektronisk arkiv på noen av tjenesteområdene, og kommunen gjennomført et skarpt periodeskille. Ved oppretting av ny sak etter 1.1.2008 er det gjort henvisning på sakstittel med saksnummer til gammel sak, og i tidligere sak saksnummer til sak etter 1.1.2008. I enkelte forhold er det også brukt lenke mellom sakene

Saksansvarlig

Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet. Se også Saksbehandler.

Saksansvarlig enhet

Den administrative enhet hvor saksansvaret ligger. Se også Saksbehandlende enhet.

Saksarkiv

Den delen av arkivet som består av saksdokumenter.

Saksbehandlende enhet

Den administrative enhet hvor saksbehandlingsansvaret for ett eller flere av dokumentene i en sak ligger. Se også Saksansvarlig enhet.

Saksbehandler

Den person i organet som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Se også Saksansvarlig.

Saksbehandling

Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling med sikte på at det skal fattes en beslutning eller et vedtak. I offentlig saksbehandling vil beslutningen eller vedtaket ofte gi rettsvirkning for en eller flere fysiske eller juridiske personer.

Saksbehandlingssystem

IT-system for elektronisk saksbehandling.

Saksdel

Undergrupper av journalposter innenfor en sak.

Saksdeling

Underinndeling av en sak, hvor dokumentene innenfor én og samme sak grupperes ved å tildele journalpostene forskjellige ordningsverdier.

Saksdokument

Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumenter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter, jf. arkivforskriften § 2-4.

Saksgang

Behandlingssekvens for en sak. Omfatter de trinn eller faser som en sak følger fra den oppstår til den er avsluttet.

Saksnummer

Unikt identifikasjonsnummer som systemet automatisk tildeler den enkelte sak når den opprettes, og som følger saken uendret så lenge den eksisterer.

Saksopplysninger

Opplysninger som er felles for alle dokumenter i en sak.

Sakspart

Se Part.

Sakstype

Kategori for å angi hvordan en sak skal behandles. Sakstypen kan knyttes til en eller flere relaterte prosedyrer eller aktiviteter som skal utføres ved behandling av saken.

Samling

Sammenført mengde av dokumenter fra forskjellige enkeltarkiv, f.eks fotosamling, kartsamling, diplomsamling.

Sekundærkode

Arkivkode som angir sekundær underoppdeling av primærkoden.

Sentralisert arkiv

Arkiv samlet under én sentral, faglig ledelse.

Skarpt periodeskille

Absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet.

Virksomhet

1. Aktiviteter i et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon etc. eller hos en person.

2. Et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon eller lignende, eller en del av en slik enhet.

Kilder: Riksarkivaren. Rapporter og retningslinjer 3: Noark-4. Norsk arkivsystem (1999). Jørgen Martinsen: Arkivdanning (1987).

Laster...