Utskriftsvennlig versjon

Deponering til IKA

Prosedyre for avlevering til IKA Møre og Romsdal.pdf 6,33 MB

 

Ei av Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal sine sentrale arbeidsoppgåver er langtidsoppbevaring av eldre og avslutta arkiv for medlemmskommunane. (§ 5-1 og 5-11 i arkivforskrifta.)

Kommunen er forplikta til å ta vare på sine arkiv og halde dei tilgjengeleg for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjeld både for papirbaserte og elektroniske arkiv.

Kommunen kan sjølv velge om den vil opprette eige depot eller overlate oppgåve til interkommunal arkivordning.

Fræna kommune har i måned/år avlevert eldre kommunale arkiv ****-**** til IKA.

Før avlevering av arkivmateriale til fjernarkiv skal følgjande prosedyre følgjast:

  • Avlevering skal avtalast i god tid med arkivleiar
  • Materialet skal på førehand vere gjennomgått med tanke på arkivavgrensing og kassasjon
  • Arkivmateriale skal vere ordna etter proveniens. Arkiv frå ulike arkivskapande organ skal haldast frå kvarandre, opphavleg orden og indre samanheng skal takast vare på
  • Møtebøker, kopibøker, journalar og register som har vore oppbevart i lausbladform skal bindast inn
  • Alle arkivboksar skal vere tydeleg merka med arkivskapar, arkivserie, dato og innhald
  • Avleveringsliste over det materialet som avleveringa omfattar skal vere utarbeidd av avleverar
  • Etter at materiale er avlevert skal eit eksemplar av avleveringslista sendast mottakar som kvittering
Laster...