Utskriftsvennlig versjon

Bruk og oppdatering av arkivplan

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Fræna kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlige organ plikter å ha arkiv, og de skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid."

Hovedformål

Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling. 
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.

Sekundært formål

Det sekundære formålet er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne.

Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte i Fræna kommune. Målet er at alle som håndterer dokument som blir skapt som ledd i den virksomheten kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for arkivet, i god til før de blir iverksatt slik at arkivleder kan uttale seg om de følgene endringer kan få for arkivet.

Oppdatering i arkivplanen skal skje når:

- det skjer endringer i post- og arkivrutiner.

- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel.

- det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel.

- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.

- omorganisering i kommunen.

- det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.

- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.

Arkivplanen skal oppdateres jevnlig.

Alle brukere har ansvar for gi tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes.

Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særlig er dette aktuelt når

  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel.
  • det blir tatt i bruk nye datasystem eller nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon.

REVIDERING AV PLANEN

Arkivleder har ansvar for at arkivplanen revideres i juni og desember hvert år.

Små endringer i planen endres fortløpende av arkivet.

ARKIVERING AV PLANEN

Revidert arkivplan tas ut på pdf-fil og registreres i ePhorte.

Laster...