Utskriftsvennlig versjon

Bruk og oppdatering av arkivplan

Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte i Fræna kommune. Målet er at alle som håndterer dokument som blir skapt som ledd i den virksomheten kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.

Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for arkivet, i god til før de blir iverksatt slik at arkivleder kan uttale seg om de følgene endringer kan få for arkivet.

Oppdatering i arkivplanen skal skje når:

- det skjer endringer i post- og arkivrutiner.

- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel.

- det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel.

- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.

- omorganisering i kommunen.

- det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.

- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen.

Arkivplanen skal oppdateres jevnlig.

Alle brukere har ansvar for gi tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes.

Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særlig er dette aktuelt når

  • det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel.
  • det blir tatt i bruk nye datasystem eller nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon.

REVIDERING AV PLANEN

Arkivleder har ansvar for at arkivplanen revideres i juni og desember hvert år. Revidert arkivplan tas ut på pdf-fil og registreres i ePhorte i desember.

Små endringer i planen endres fortløpende av arkivet.

Laster...