1. Formål og omfang Retningslinjene skal sikre en forsvarlig oppbevaring av dokumenter som av juridiske eller andre grunner stiller krav til form og format, og som har betydning for Fræna kommune for senere gjenfinning med tanke på sikret autentisitet. Retningslinjene gjelder for saksbehandlere, ledere og arkivarer som håndterer slike dokumenter. 2. Ansvar og myndighet Ansvar og myndighet ligger hos rådmann som administrativt ansvarlig. 3. Definisjoner og avgrensninger Avtaler og kontrakter: I juridisk forstand er kontrakter og avtaler en skriftlig eller muntlig overenskomst mellom to eller flere parter om forhold av rettslig karakter. Andre verdidokumenter: Skjøter og målebrev, bankgarantier, garantier og sertifikater 4. Bakgrunn og hjemmel Riksarkivarens bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter (jf. Riksarkivarens forskrift §3-6) sier at “Når arkivdokumenter på papir blir skannet […] og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres" videre at "destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares” I tillegg til ordinære rutiner for å sikre dokumentenes autentisitet, skal retningslinjene være veiledende for om dokumenter som definert her kan oppbevares elektronisk, eller om det er andre forhold som tilsier at de også skal oppbevares i papirform. 5. Rutiner for arkivering av kontrakter og avtaler og andre verdidokumenter Kontrakter og avtaler inngått med norske parter: Avtaler og kontrakter inngått med norske parter følger ordinære arkivrutiner og kan kasseres etter elektronisk arkivering. I norsk rettspraksis er kontrakter og avtaler medieuavhengig, det vil si at det stilles ingen krav til format. Det er videre fri bevisførsel i Norge. Det bør likevel gjøres en juridisk vurdering av saksbehandlende enhet om papirversjonen likevel skal bevares. Kontrakter og avtaler inngått med utenlandske parter: Avtaler og kontrakter inngått med utenlandske parter arkiveres elektronisk og skal i tillegg oppbevares i papirformat. Fræna kommune har ikke oversikt over hvilke lands lovgivning som krever papirbasert dokumentasjon og håndskrevet signatur, og det er derfor viktig at denne type dokumenter også bevares i original papirbasert format. Verdidokumenter: Disse retningslinjene omfatter også andre rettslige dokumenter knyttet til eiendomsforvaltning, som blant annet skjøter og målebrev, finansrelaterte dokumenter som for eksempel bankgarantier, og andre verdidokumenter knyttet til blant annet kjøp der det utstedes garantier eller sertifikater og stilles krav til format. Denne type dokumenter skal oppbevares på papir. |