Nøkkelsystem Nøkkelsystemet for arkivlokaler er kodebrikker. Tilgang via disse gis av IKT etter godkjenning av noen i strategisk ledergruppe. Tilgang Arkivleder har tilgang til alle arkivrom. Forøvrig begrenses tilgangen svært restriktivt, jfr. tjenstlig behov. Dersom andre vil inn på arkivet skal det være i følge med en av de ansatte ved arkivtjenesten, ev. arkivansvarlig ved enheten. I de enheter hvor det behandles sensitive personopplysninger (lønn/personal, barnevern, helse) er det i tillegg til arkivleder arkivansvarlig ved enheten samt ledere/saksbehandlere i enheten som har tilgang Utlån av saker/ materiale Det skal kun lånes ut internt (ansatte i kommunen). Den som ber om utlån av sak må ha et tjenstlig behov. Vurder alltid først om det kan utleveres kopi av aktuelle dokumenter/sak. Det er hele saker som lånes ut – ikke enkeltdokumenter. Eksternt utlån skal ikke forekomme Utlånt arkivmateriale skal returneres arkiv igjen snarest. Utlånt arkivmateriale skal aldri tas med ut fra kommunens virksomheter (befaring, eksterne møter osv). Når saken returneres må den snarest arkiveres på sin rette plass. Fjerning av materiale Arkivmateriale skal ikke fjernes/kasseres uten at dette gjøres etter avtale med arkivleder. Med fjerning menes gjennomgang for kassasjon, overføring til andre lokaler (som depot), utlån eksternt eller årsaker som går på sikring eller tilgjengeliggjøring av materiale (digitalisering, innbinding, rensing osv.) Utlån og innsyn i saker/dokumenter ved bortsettingsarkivet Innsyn fra publikum, presse, historikere eller parter i sak skal helst ordnes ved kopi av aktuelle dokumenter framfor utlån. Ved behov for lesing av saker, skal dette fortrinnsvis skje under tilsyn og avtale med arkivtjenesten. Ved begjæring om innsyn som partsrettighetshavende i spesielle saker (barnevern osv.) skal det rettes skriftlig henvendelse til kommunen. |