Utskriftsvennlig versjon

Arkivansvar og instrukser

Det overordnede ansvar for Fræna kommunes arkiv er tillagt rådmann, jfr kommuneloven § 23 nr. 2 andre punktum og forskrift om offentlege arkiv §1.

Det overordnede faglige ansvaret for kommunens samlede arkiv er lagt til arkivleder. Arkivlederfunksjonen sorterer under enhet rådmannens stab og rapporterer til rådmann (2018). Det øvrige budsjett og personalansvar for arkivtjenesten er lagt til enhet Sørviskontor.

Arkivleders formelle ansvar inkluderer:

  • Faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste
  • Faglig ansvar for arkivdanningen
  • Faglig ansvar for bevaring av arkivmateriale
  • Fagansvar for dokumentsenteret
  • Ansvar for å utarbeide og oppdatere arkivplan til enhver tid
  • Systemansvar for sak/arkivsystem (ePhorte)
  • Ansvar for å utarbeide instrukser og reglement innenfor fagområdet i kommunen

Øvrige oppgaver som hører til under arkivleder er:

  • å holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklinga på arkivsektoren og om endringer i lov og regelverk for offentlig arkiv
  • å gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle faglig kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklinga
  • å gi nyansatte nødvendig opplæring
  • å rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag til tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  • å utarbeide internkontroll for arkivtjenesten
  • å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
  • å være kontaktperson med Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal

Arkivleder skal få anledning til å uttale som om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen. Arkivleder skal også involveres i alle prosesser som omhandler fagarkiv i kommunen.

Leder for hver enkelt enhet er har ansvaret for å tilrettelegge forholdene i sin virksomhet slik at arbeidet kan drives i henhold til gjeldende lover, regler og rutiner.

Arkivansvarlig skal være arkivleders kontaktperson i enhetene. Vedkommende har ansvar for å utarbeide arkivrutiner for enheten. Disse skal sikre at arkivarbeidet skjer i samsvar med gjeldende lover og regler og at arkivene er forsvarlig oppbevart og sikret. Arkivrutinene skal godkjennes av arkivleder og oppdateres ved behov

De øverste politiske organ, kommunestyre og formannskap, har styringsansvar og myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Arkivtjenesten - oppgaver og ansvar

Arkivtjenesten utfører følgende oppgaver

  • Registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at disse blir besvart(journalføring og restsansekontroll)
  • Sikre at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående dokument), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarer, utgreiinger ol) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging)
  • Sørge for systematikk og sammenheng i arkiva, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertida
  • Sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner og arkivsystem

Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere

Arkivtjenesten har ansvar for å
  • motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngående post.
  • opprette nye arkivsaker i forbindelse med journalføring.
  • kvalitetsikre at saksbehandleres registrering er korrekt.
  • kontrollere forfallslister og sende restanselister 
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
  • betjene utlån fra arkiv.
  • arkivere.
  • journalføre egenproduserte dokument.

Saksbehandlere har ansvar for å

  • Levere personlig adressert post - papirdokument, telefaks, eller e-post - til sentralarkiv for journalføring.
  • Ha oversikt over hvilke saker som er til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet ePhorte
  • gjennomføre offentlighetsvurdering.
  • All dokumentproduksjon i et fagsystem
  • Avskrive inngående og interne dokument som er behandlet.
  • Sende utgående brev via Svarut, kun i spesielle tilfeller via brevpost
  • Avslutte arkivsaker etter hvert som de er ferdigbehandlet.
Leder har ansvar for å
  • gjennomgå og fordele post til rett saksbehandler.
  • gjennomføre offentlighetsvurdering.
  • se til at restanselister blir fulgt opp.
  • bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandling blir ivaretatt.
Laster...