Arkivplikt

Arkivlova §6

Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringplikten. Arkivverket anbefaler: Korrespondanse-dokumenter som bare enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, bør journalføres selv om det ikke er plikt til dette. Eksempel på dette er interne dokument.​

Journalføringsplikt

Arkivforskrifta § 9

– Dokumentet må regnes som et saksdokument for organet (dokument som er komme inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har produsert, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet) Et dokument er skapt når det er sendt ut av organet. Om dette ikke skjer, skal dokumentet regnes for skapt når det er ferdigstilt.

– Dokumentet inngår i en korrespondanse.

– Dokumentet både være saksbehandlet og ha verdi som dokumentasjon.

Når disse tre kriteriene er oppfylte, er det plikt til å journalføre dokumentet. Dokument som kommer inn under reglene om arkivavgrensing, skal ikke journalføres. Utover dette er det i hovedsak opp til organets eget skjønn hva som eventuelt blir journalført. Dokument som er kommet inn til eller er sendt ut fra organet, har organet plikt til å journalføre. Med noen unntak der journalføring er påbudt, journalføres organinterne dokument såframt og når organet finn det tjenelig.