Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for periodisering

Periodisering innebærer at man setter et tidsskille i arkivet. For papirarkiv innebærer dette at arkivet i en bestemt periode settes bort og holdes adskilt.

For elektronisk arkiv betyr dette at man for en bestemt periode stopper å produsere/legge til nytt.

Periodisering er regulert av riksarkivarens forskrift kapittel 4.

Jfr. riksarkivarens forskrift § 4-1, 1.ledd er det saksarkiv og tilhørende journal som skal periodiseres. 

Sakarkivet i Fræna kommune har blitt periodisert 3 ganger, 2008, 2012 og 2016. Øvrig periodisering av det elektroniske arkivet er ikke foretatt.

Den generelle saksbehandling er fullelektronisk pr. 01.01.2008 i sak- og arkivsystemet ePhorte. Det er den elektroniske versjonen av dokumentet som er arkivverdig og blir tatt vare på for ettertiden. 

Arkivleder foretar den faktiske periodiseringen

 

Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver.

  1. Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
  2. Registrer disse dokumentene som utgående i gammel journal.
  3. Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
  4. Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
  5. Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
  6. Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
  7. Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
  8. Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 2000, sak 1-150" eller "Teknisk etat, Sakarkiv 142, 1990-1995".
  9. Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhold som skal til bortsetting.
  10. Sett bort avmerket og listeført materiale i sin helhet, også journaler og andre registre.
  11. Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. bort personalmapper for personale som har sluttet.
  12. Gjenopptatte saker lånes ut fra bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.

Periodisering i elektronisk arkiv:

Arkivperiodene i det elektroniske sakarkivet i Fræna kommune settes normalt til 4 år. Arkivperiodene følger kommunestyrevalg

Unntak fra 4- årsprinsippet ved:

  • Ny arkivnøkkel
  • Nytt arkivsystem
  • Overgang fra papir til elektronisk arkiv
  • Omorganisering/nedleggelser (en kommunesammenslåing er å anse som en nedlegging av eksisterende kommuner)

sakarkivet benyttes det en overlappingsperiode på 1 år, for å avklare hvorvidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I ePhorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O (overlappingsperiode), mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status (aktiv). Saker i arkivdeler med status Osom får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år.

Objektarkivene blir ikke periodisert hvert 4. år, men går kontinuerlig. De avsluttede/uaktuelle objektene (elever, ansatte, gnr/bnr) skal fortløpende overføres til en arkivdel beregnet for periodisering av objektarkiv. Den opprinnelige arkivdelen består for aktivt bruk.

Avlevering til depot

Fræna kommune har depotavtale for arkivmateriale, både papir og elektronisk, med IKA Møre og Romsdal i Ålesund. Avlevering skjer i henhold til avleveringsregler utarbeidet av IKA Møre og Romsdal.

Bortsetting

Når en arkivperiode avsluttes, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Bortsetting av papirbasert arkivmateriale skal skje på en slik måte at man opprettholder den indre orden og oppstillingsplan som ble benyttet da materialet var aktivt arkiv. Bortsetting skal gjennomføres i samsvar med riksarkivarens forskrift §4-3

Bortsetting og deponering av elektronisk arkivmateriale

I forbindelse med periodeavslutning i arkivsystemet skal en kopi av avsluttet del av databasen klargjøres for deponering i arkivdepot, jfr. riksarkivarens forskrift §3-3 Arkivdepotet får en elektronisk kopi av materialet, en slags sikkerhetskopi, men Averøy kommune har det hele og fulle ansvar for arkivmaterialet, herunder betjening av brukere. Ansvaret overføres til arkivdepotet først når formell avlevering finner sted om ca 25-30 år, jfr. Riksarkivarens forskrift kapittel 4

Arkivmateriale fra elektroniske fagsystem som lagrer saksdokumenter og pr definisjon har journalføringsfunksjoner skal også deponeres etter de samme bestemmelsene som gjelder for arkivsystemer basert på Noark.

Laster...