Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivansvar og instrukser

Det overordnede ansvar for Fræna kommunes arkiv er tillagt rådmann, jfr kommuneloven § 23 nr. 2 andre punktum og forskrift om offentlege arkiv §1.

Det overordnede faglige ansvaret for kommunens samlede arkiv er lagt til arkivleder. Arkivlederfunksjonen sorterer under enhet rådmannens stab og rapporterer til rådmann (2018). Det øvrige budsjett og personalansvar for arkivtjenesten er lagt til enhet Sørviskontor.

Arkivleders formelle ansvar inkluderer:

  • Faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste
  • Faglig ansvar for arkivdanningen
  • Faglig ansvar for bevaring av arkivmateriale
  • Fagansvar for dokumentsenteret
  • Ansvar for å utarbeide og oppdatere arkivplan til enhver tid
  • Systemansvar for sak/arkivsystem (ePhorte)
  • Ansvar for å utarbeide instrukser og reglement innenfor fagområdet i kommunen

Øvrige oppgaver som hører til under arkivleder er:

  • Holde seg oppdatert om faglige og teknologisk utvikling i arkivsektoren og om endringer i lov og regelverk for offentlig arkiv
  • Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle faglig kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklinga
  • Gi nyansatte nødvendig opplæring
  • Rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag til tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  • Utarbeide internkontroll for arkivtjenesten
  • Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
  • Være kontaktperson med Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal

Arkivleder skal få anledning til å uttale som om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen. Arkivleder skal også involveres i alle prosesser som omhandler fagarkiv i kommunen.

Leder for hver enkelt enhet er har ansvaret for å tilrettelegge forholdene i sin virksomhet slik at arbeidet kan drives i henhold til gjeldende lover, regler og rutiner.

Arkivansvarlig skal være arkivleders kontaktperson i enhetene. Vedkommende har ansvar for å utarbeide arkivrutiner for enheten. Disse skal sikre at arkivarbeidet skjer i samsvar med gjeldende lover og regler og at arkivene er forsvarlig oppbevart og sikret. Arkivrutinene skal godkjennes av arkivleder og oppdateres ved behov

De øverste politiske organ, kommunestyre og formannskap, har styringsansvar og myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere

For rutiner for journalføring av ulike typer dokument, se  http://frana.arkivplan.no/content/view/full/461090

Arkivtjenesten ansvar

  • Utføre løpende arkivarbeide i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
  • Utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
  • Sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
  • Utføre arkivlegging i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
  • Sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
  • Sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
  • Holde oversikt over dokumentasjonen i fysiske arkiver og databaser.
  • Utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
  • Ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.

Saksbehandlers ansvar

  • Kontrollere at mottatte brev er registrerte i riktig sak og med riktig tilgangskode/gradering/lovhjemmel og saksbehandler. Dette gjelder uansett hvilke medium dokumentet mottas på og via.
  • Påse at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
  • Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en arkivsak.
  • All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.
  • Registrere egne utgående brev, notater og mottatte/sendte eposter i sak/arkivsystemet – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon.
  • Sende utgående brev via Svarut, kun i spesielle tilfeller via brevpost
  • Registrere selv eller gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
  • Materiale som lånes fra arkivet registreres som utlånt og  returnert i samme stand som før utlånet innen rimelig tid. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
  • Oppfølging av saker - restanseoppfølging
  • Ferdigstille arkivsaker i ePhorte etter hvert som de er ferdigbehandlet.

Leders ansvar

  • Gjennomgå og fordele post til rett saksbehandler.
  • Gjennomføre offentlighetsvurdering.
  • Se til at restanselister blir fulgt opp.
  • Sørge for at kravene til dokumentasjon av saksbehandling blir ivaretatt.
Laster...